برگزاری همایش و ورکشاپ های فنی و مهارتی زمانی موفقیت آمیز خواهد بود که با برنامه‌ریزی و اجرای دقیق این برنامه ریزی همراه باشد.
12 گام برگزاری همایش و ورکشاپ به شرح ذیل می باشد:
1. تعیین هدف: ابتدا باید هدف اصلی برگزاری همایش یا ورکشاپ را مشخص کنید. آیا هدف شما ارائه اطلاعات، آموزش، ایجاد ارتباطات جدید یا تبادل نظر و... است؟
2. برنامه‌ریزی مالی: برآورد هزینه‌های مختلف همایش یا ورکشاپ شامل اجاره مکان، خرید تجهیزات، نیروی انسانی، هزینه تبلیغات و سایر هزینه‌های مربوطه. همچنین باید منابع مالی را از طریق یافتن حامیان مالی جذب نمایید.
3. مکان و زمان: انتخاب مکانی که با توجه به جمعیت هدف، بودجه موجود و نیازهای فنی مناسب باشد. همچنین باید زمانی را که برای شرکت کنندگان مناسب است، در نظر بگیرید.
4. تشکیل کمیته برگزاری: تشکیل یک تیم مسئول برگزاری متشکل از اعضای متخصص، می‌تواند برگزاری همایش را بسیار سهل‌تر نماید. هر عضو می‌تواند مسئولیت‌های خود را به عهده بگیرد و فعالیت‌ها را هماهنگ کند.
5. جذب سخنرانان و اساتید و مربیان : به دنبال سخنرانان حاکم بر حوزه مرتبط با هدف برگزاری همایش یا ورکشاپ باشید. همچنین، اساتید و مربیان صاحب سبک و برند، می‌توانند موفقیت همایش یا ورکشاپ شما را تضمین نمایند.
6. تهیه کنداکتور دقیق و جذاب : ارائه برنامه علمی دقیق، که شامل سخنرانی‌ها، کارگاه‌ها، جلسات پنلی و سایر فعالیت‌ها است. تلاش کنید تا برنامه جذاب، متنوع و مرتبط با هدف همایش یا ورکشاپ باشد.
7. تبلیغات و بازاریابی: استفاده از روش‌های مناسب به منظور جذب شرکت کنندگان، از جمله تبلیغات در رسانه‌ها، استفاده از رسانه‌های اجتماعی، ایمیل‌های دعوت و همکاری با شبکه‌های حرفه‌ای که ارتباط مویرگی با مخاطبان هدف همایش دارند.
8. ثبت‌نام شرکت کنندگان: ایجاد یک بستر مناسب حضوری یا تلفنی و یا ترجیحا، سامانه ثبت‌نام آنلاین، برای دریافت اطلاعات شرکت کنندگان و ثبت نام انان و نظارت بر تعداد آن‌ها و مدیریت پروسه ثبت‌نام.
9. فراهم کردن تجهیزات و امکانات: تامین تجهیزات مورد نیاز برای سخنرانی‌ها، کارگاه‌ها و جلسات. همچنین فراهم کردن اینترنت پرسرعت، دیتا پروژکتور، ویدئو کنفرانس و سایر امکانات فنی مورد نیاز اساتید و سخنرانان جهت برگزاری جلسات سخنرانی و کارگاه‌ها و...
10. برگزاری همایش یا ورکشاپ: روز برگزاری همایش یا ورکشاپ، جلسات و فعالیت‌ها بر اساس برنامه طراحی شده به ترتیب انجام شوند. تلاش کنید تمام جزئیات را کنترل کرده و با مهارت حل مسئله، مشکلات پیش بینی نشده را برطرف نمایید.
11. بررسی نظرات شرکت کنندگان: بعد از اتمام همایش یا ورکشاپ، با جمع آوری و بررسی نظرات و انتقادات و پیشنهادات، اساتید و پرسنل و همکاران خود و مهمتر از همه بازخورد شرکت کنندگان، نسبت به بهبود پروپوزال یا طرح همایش بعدیتان، تغییرات لازم را اعمال نمایید.
12. گزارش‌گیری و ارزیابی: تهیه گزارشی که شامل جزئیات همایش یا ورکشاپ، شرکت کنندگان، انتقادات و پیشنهادات است. این ارزیابی می‌تواند بسیار با ارزش و تاثیرگذار برای برگزاری همایش ها و ورکشاپ های آینده باشد.
با رعایت این اصول و برنامه‌ریزی آگاهانه، می‌توانید همایش یا ورکشاپ موفقیت‌آمیزی را برگزار کنید و شرکت کنندگان را متعهد و راضی نگه دارید.
